Saiba como automatizar o processo de matrícula no RM Educacional

O contrato de matrícula é um documento importante e indispensável para o funcionamento e gestão de escolas em todos os níveis de ensino, desde o pré-escolar até institutos de ensino superior.

Lidar com papeladas e diversas pastas para cada aluno, guardadas em arquivos físicos, além de ocupar muito espaço e dinheiro com impressão, tinta e manutenção de impressoras, é um processo pouco prático e que torna a matrícula e a rematrícula mais burocráticas.

Neste artigo você vai entender como automatizar o processo de matrícula, com todos os dados de alunos centralizados no RM Educacional. Acompanhe!

O que é o RM Educacional?

O RM é um ERP da TOTVS, empresa líder no segmento de ERPs no Brasil, e conta com diversas soluções para variados nichos de empresas, sendo um deles, a área da educação. A Linha RM conta com várias soluções que permitem, através de módulos, integrar informações sobre alunos e professores, e fazer a gestão de diversos assuntos como:

• estrutura curricular;
• matrícula;
• notas e Faltas;
• certificados;
• atividades acadêmicas em geral;
• financeiro e contábil da instituição;
• gestão estratégica;
• LGPD;
• portais que podem ser acessados por professores e alunos para consulta;
• entre outros.

Qual é a novidade para assinatura de contrato da matrícula no RM?

Agora, o processo de matrícula e rematrícula no RM é muito mais prático e automatizado, de forma que as partes responsáveis, instituição e responsável pelo estudante, recebam as informações em um fluxo correto de dados que descomplica a entrega da matrícula online.

Confira a imagem abaixo que ilustra o processo:

Fonte: TOTVS, modificado por autor.

A instituição consegue liberar o processo de matrícula e rematrícula de forma online, disponibilizado no portal do aluno, que receberá a notificação de que a matrícula já está disponível. A partir disso, o responsável preenche os dados e informa o token gerado e recebido para confirmação. Por fim, fica a cargo da instituição confirmar os dados e o ERP automaticamente gera e entrega a confirmação de matrícula ou rematrícula, e recebe o termo de acesso a consulta pública.

Além de ser muito mais rápido e fácil, este processo evita filas e transtornos ocasionados pela matrícula física, onde o responsável é obrigado a se dirigir até a instituição, onde preenche e assina dezenas de papéis na secretaria de relacionamento com o aluno. É válido lembrar também que, em tempos de isolamento social, a novidade se mostra muito útil e promissora.

Vantagens da nova ferramenta

É visível que o processo automatizado traz uma série de facilidades tanto para a instituição de ensino, quanto para o próprio responsável pelo aluno, já que o tempo de espera em filas e trânsito é eliminado, e também não há riscos com esquecimento de documentos importantes no dia da matrícula.

Contudo, separamos dois benefícios principais que se destacam no uso desta nova ferramenta, confira a seguir.

Segurança jurídica

Todos os dados do aluno e do responsável são gravados no ERP TOTVS RM da instituição, de modo que as informações não sejam perdidas entre papéis e pastas físicos. Caso ocorra qualquer problema ou até mesmo desistência, todos os dados estarão de fácil acesso para tomar as medidas cabíveis.

Além disso, o ERP RM já possui um módulo exclusivo à LGPD, o que confere muito mais segurança jurídica no que diz respeito às informações guardadas, tanto para a instituição, quanto aos estudantes e seus responsáveis.

Controle da documentação

Fazer o controle manual de toda a documentação de centenas ou até milhares de alunos é praticamente impossível. Guardar os arquivos físicos é uma tarefa que podemos considerar até ultrapassada, afinal, já existem tecnologias que agilizam o processo de armazenagem digital.

Ainda, caso haja algum documento que necessite da assinatura do responsável, o ideal é que este arquivo seja digitalizado e enviado ao ERP, para que se tenha controle total aos dados necessários. Uma vez que as informações estão centralizadas, é muito mais prático para imprimir vias quando requisitado.

Como implantar a nova ferramenta no RM?

Para implementar a nova ferramenta de assinatura de contrato de matrícula, é preciso primeiro baixar o pacote das versões 12.1.27 ou 12.1.28 para o seu ERP. Este pacote contém MVP para:

• parametrização básica;
• geração do token;
• tela de rematrículas;
• estrutura de segurança;
• anexo de contratos; e
• contrato pelo gerador.

Porém, implementar o pacote pode ser uma tarefa complicada na prática, mesmo para profissionais de TI com conhecimento básico no ERP RM. Portanto, o ideal é contar com uma empresa especialista no assunto, como é o caso da Consultoria BM Tec para o RM.

O que a minha empresa ganha utilizando um serviço de consultoria especializada?

Com uma equipe de especialistas no RM, não há margens para erros de instalação e o processo como um todo é muito mais rápido e seguro. Além disso, ao contratar uma empresa de consultoria como a BM Tec, você garante suporte à ferramenta para que todas as expectativas sejam alinhadas.

A BM Tec é uma empresa com expertise nos sistemas de gestão empresarial Protheus e RM, prestando serviços de consultoria, suporte e treinamento. Confira a seguir o que você garante com a consultoria para RM:

• Integração com outros sistemas

Muitas vezes, apenas os módulos do ERP não suprem todas as necessidades, e quando isso acontece, a BM Tec conhece uma gama de softwares específicos para a situação do seu negócio, e faz a implementação da solução escolhida de forma facilitada.

• Atualizações de versão

Conte com a BM Tec para fazer a atualização do TOTVS RM quando há uma versão mais recente deste sistema de gestão.

• Suporte e treinamento à todos os módulos do sistema

A BM Tec é especialista quando o assunto é sistema de gestão empresarial, e portanto, o suporte e treinamento é garantido tanto para os módulos já instalados, quanto para o que a sua empresa ainda pretende contratar.

• Desenvolvimento de planilhas, relatórios, cubos, gráficos, dashboards e customizações de Fórmulas Visuais e Metadados

A gestão estratégica deve ter atenção especial, e para facilitar a visão dos dados inseridos no ERP, a BM Tec desenvolve também planilhas, relatórios e outros recursos visuais customizados.

Tem interesse em automatizar o processo de matrícula no seu ERP, e melhorar seus processos empresariais com o RM? Então, entre em contato conosco para aprimorar seus processos!