Quem trabalha com lançamento de documentos fiscais no ERP sabe o quanto pode ser trabalhoso o processo manual. A situação se agrava quando é necessário, com o DANFE, procurar os XMLs na SEFAZ, baixar um por um, para depois precisar novamente digitar a chave de acesso e todas as informações no sistema de gestão.

Felizmente, já é possível automatizar esse processo em vários ERPs, entre eles o RM da TOTVS, e garantir um lançamento muito mais ágil e seguro. Acompanhe o artigo e entenda!

Quais são as vantagens de automatizar o lançamento de XMLs?

Todo investimento precisa mostrar valor, por isso, é importante conhecer quais vantagens sua empresa terá ao automatizar o processo, afinal, para fazer isso há apenas duas alternativas: desenvolver uma solução interna, que pode demorar para se concretizar e ser suscetível a falhas, ou contratar um software confiável do mercado, mas que tem seu custo agregado.

Em geral, as empresas optam por contratar uma solução especializada, por isso, confira a seguir as vantagens que este investimento traz:

Eliminação de riscos com multas em Documentos Fiscais

Uma solução completa do mercado permite, além da importação de XMLs no RM, fazer também a captura automática dos documentos na SEFAZ.

Imagine que todos os XMLs da sua empresa sejam recebidos via e-mail, ou consultados na SEFAZ com um DANFE. Mas, se alguém emitir uma nota contra o seu CNPJ sem o seu conhecimento, como você pode precaver sua empresa de possíveis fraudes?

Com um software que captura os documentos validados da SEFAZ não tem erro: tudo o que é emitido contra a sua empresa irá aparecer para a conferência e lançamento. Ainda, é possível se manifestar ou fazer o desacordo do CT-e sempre que for necessário, em poucos segundos.

Além disso, com todos os documentos na nuvem e no sistema, há total garantia que os documentos estarão armazenados conforme a lei, evitando multas e prejuízos.

Fim dos erros de digitação e retrabalhos

Em processos manuais, é comum que a pessoa ou equipe responsável pelo lançamento de XMLs fique sobrecarregada, e como resultado, o número de erros com digitação e de retrabalhos aumenta.

Quando o processo é automatizado, não é preciso digitar chaves de acesso, e todas as informações que vem do XML são preenchidas pela ferramenta de importação. Isso garante que não haja erros com digitação, e também reduz o estresse do setor.

Mais agilidade e fechamento mensal tranquilo

A tecnologia chegou para auxiliar as empresas com suas tarefas cotidianas, e com o lançamento de NF-es e CT-es não é diferente: nossa parceira ConexãoNF-e já comprovou que a importação automática de XMLs garante um lançamento até 80% mais rápido no ERP.

Funcionalidades que complementam estes sistemas, como a geração de relatórios personalizados e download de XMLs em lote, também proporcionam um fechamento de mês muito mais tranquilo no que diz respeito aos Documentos Fiscais eletrônicos.

Como lançar XMLs no RM de forma automatizada?

É preciso ter em mente que desenvolver do zero uma solução que automatiza o processo de lançamento no RM é complexo, e requer muito esforço da sua equipe de TI. Além disso, já existem softwares prontos que realizam esse serviço, entre eles a ConexãoNF-e, que é parceira da BM Tec.

No processo de automatização é necessário integrar o software de recebimento com o ERP, de modo que não seja preciso digitar chaves de acesso e que todas as NF-es e CT-es sejam importadas sem esforços humanos.

Para exemplo, vamos utilizar o software da ConexãoNF-e, que já é considerado hoje um dos mais completos do mercado. De forma básica, sua empresa precisará de:

• Certificado Digital A1 ou A3;
• Acesso ao ERP RM ou profissional de TI da empresa disponível;
• Pacote de instalação com o passo a passo (gratuito).

A partir do pacote de instalação, é perceptível que em poucos passos a ferramenta já estará pronta para uso, e sua facilidade de instalação permite, inclusive, que seja feito um teste gratuito por 3 dias, com direito à suporte da ferramenta. De forma breve, as seguintes etapas serão passadas:

1. Cadastro da empresa no software da ConexãoNF-e, com vinculação do Certificado Digital para recebimento automático de NF-e e CT-e direto da SEFAZ;
2. Geração de um ID de integração;
3. Integrar o software ao sistema a partir do ID de Integração e criação de uma pasta integrada que recebe os XMLs e faz a ponte entre software cloud e ERP.

O processo é confiável?

Se você ainda não possui integrações no seu ERP, pode estar se perguntando se fazer esse processo é confiável, e a resposta é: sim! Na verdade, é muito comum que empresas que utilizam sistemas de gestão como o RM busquem Consultorias especializadas para atender demandas que apenas os módulos não solucionam.

Portanto, antes de contratar uma ferramenta é recomendado avaliar as necessidades da sua empresa junto à uma consultoria, e fazer integrações com softwares de empresas confiáveis é totalmente seguro e recomendado.

Como uma Consultoria especializada em RM pode ajudar?

Toda ação na sua empresa requer planejamento e estudo, principalmente quando envolve integração com ERPs. Nesse sentido, nada melhor do que contar com uma Consultoria especializada em RM, afinal a experiência de mercado e ampla gama de clientes conferem muito mais confiabilidade em diagnosticar o que é necessário para sua empresa.

A BM Tec é uma empresa de consultoria especializada nos ERPs RM e Protheus, com ampla experiência e elevado padrão de atendimento, para que você possa alcançar 100% do potencial do seu sistema de gestão.

Se você está pensando em automatizar o lançamento de XMLs na sua empresa, entre em contato conosco e conheça melhor as soluções que podemos oferecer.